Entretien annuel d'évaluation : tout savoir en tant que manager

L'entretien annuel d'évaluation, aussi appelé entretien annuel, se déroule entre un salarié et son employeur, une fois par an. Cet échange a pour finalité d'évaluer le travail du salarié à travers ses performances, la tenue de son poste, la réalisation de ses objectifs et d'en fixer de nouveaux.

Le dialogue doit être constructif, aussi bien pour le salarié que pour l’employeur.

🤔 Alors, comment le préparer au mieux en tant que manager ? De quelle façon se déroule-t-il ? Quels en sont les tenants et les aboutissants ?

Objectif de l'entretien annuel d'évaluation

En tant qu'employeur, vous n'avez pas l'obligation légale d'organiser un entretien annuel d'évaluation pour vos salariés (le Code du travail ne contient aucune disposition l'imposant), sauf s'il est prévu dans une convention collective donnée.

En revanche, vous devez consulter le CSE (anciennement le CHSCT) avant tout projet d'évaluation du personnel par des entretiens annuels, comme le prévoit l'arrêt n° 06-21964 de la Cour de cassation du 28 novembre 2007.

🚩 Il est toutefois fortement recommandé, car très efficace pour évaluer les compétences des salariés, leurs motivations et leurs attentes. C'est la meilleure façon de faire un bilan sur leur potentiel, leurs objectifs et d'identifier des axes d'amélioration.

Il vous permet de mieux connaître vos employés : leur savoir-faire, leur comportement, leur fonctionnement au sein d'une équipe. Il ne s'agit pas uniquement d'évaluer leurs résultats, mais de faire ressortir leurs capacités et leurs possibilités d'évolution.

Il convient de vérifier si les objectifs ont été atteints et d'identifier les raisons si ce n'est pas le cas. De nouveaux objectifs seront fixés, adaptés aux compétences du salarié. Écoutez attentivement les points abordés par ce dernier, afin de proposer des modifications ou des améliorations en adéquation entre les deux parties.

🤝 En d’autres termes, c'est une réflexion commune entre employeur et salarié, pour une évaluation juste. Le but étant d'optimiser l'efficacité du salarié et, par conséquent, celle de l'équipe et de l'entreprise.

Si l'entretien n'est pas obligatoire, vous avez en revanche l'obligation d'informer vos salariés suffisamment à l'avance de la tenue de celui-ci au sein de votre entreprise. Respectez un délai d’au moins 8 jours, pour leur donner le temps de faire une liste des points qu’ils souhaitent évoquer avec vous. Vous devez également leur communiquer les méthodes d'évaluation utilisées. 

Attention à ne pas le confondre avec l'entretien professionnel obligatoire, qui porte uniquement sur les perspectives d'évolution du salarié.

🔔 Anticiper et préparer l'entretien

Un entretien annuel d'évaluation doit être préparé pour se dérouler dans de bonnes conditions, aussi bien par l'employeur que par le salarié, parfois mal à l'aise. Si, de votre côté, vous avez décidé de cet entretien, lui en revanche a été dans l'obligation de l'accepter.

Un refus de sa part pourrait d'ailleurs être considéré comme une faute grave et entraîner un licenciement. Il est donc primordial que l'entretien soit constructif, que vous écoutiez ses demandes et qu’il se sente impliqué.

🔎 De votre côté, prenez soin de recueillir des informations précises quant à son poste. Procurez-vous les comptes-rendus des entretiens annuels d’évaluation et des entretiens professionnels des années précédentes, pour savoir ce qu’il en est ressorti.

Faites une liste de ses points forts et de ce qu'il pourrait améliorer, vérifiez si les objectifs de l'année précédente ont été atteints. A-t-il suivi une formation ? Vous pouvez utiliser une grille d'évaluation, dont le salarié peut également se servir.

Notre modèle, complet, simple et ludique, vous sera très utile. Élaboré par les experts Aviséconseil, il vous aidera à préparer cet entretien dans les meilleures conditions.

Déroulement de l'entretien annuel d'évaluation

Pendant l'entretien, l'employeur aborde uniquement les points concernant le travail du salarié, son poste, sa motivation, ses résultats. Il s'agit de :

• faire le bilan sur les objectifs passés et le travail fourni par le salarié ;
• évaluer ses compétences, ses points forts et ses points faibles, sa motivation ;
• identifier des axes d'amélioration ;
• définir les nouveaux objectifs ;
• faire un point sur les formations éventuellement suivies / à suivre ;
• prendre en compte les différentes demandes du salarié.
  

🤝 L'entretien annuel d'évaluation doit être constructif, ce n'est pas une confrontation. Employeur et salarié s'expriment librement, exposent leurs points de vue, leur ressenti, leurs attentes. Les critères doivent être parfaitement objectifs : efficacité du salarié, réalisation des objectifs. C'est en fonction de ces éléments que les nouveaux objectifs sont définis, d'un commun accord.

Vous devez vous assurer que les décisions prises l'année précédente ont bien été appliquées : augmentation de salaire, formation, mise en place des moyens jugés nécessaires… Les objectifs fixés ont-ils été atteints ? Si c'est le cas, mettez l'accent sur les prises d'initiative du salarié, ses aptitudes, son travail, tout ce qui lui a permis d'y parvenir.

Dans le cas contraire, identifiez les raisons : charge de travail trop importante, manque de formation, contexte économique difficile, défaut d'aptitudes professionnelles pour ce poste, ou encore des motifs personnels, comme un arrêt de travail plus ou moins long.

En tant qu'employeur, il est également important d'analyser la position du salarié par rapport à ses collègues, son équipe, sa hiérarchie. Quel est son ressenti ?

Certains salariés profitent parfois de cet échange pour demander des contreparties à leur investissement dans l'entreprise : augmentation de salaire, promotion, formation professionnelle...

En aucun cas durant cet entretien, il ne doit être question de la vie privée du salarié (vie familiale, âge, état de santé) ou de son activité syndicale. Toute question afférente pourrait être considérée comme discriminatoire.

Effets de l'entretien annuel d'évaluation

Toutes les informations recueillies lors de cet entretien restent confidentielles, détenues par la direction. Seul le salarié y a accès. Si des données personnelles étaient malgré tout récupérées, elles seraient protégées dans le cadre du Règlement Général de Protection des Données (RGPD).

Un compte-rendu est établi. Il reprend tous les points abordés : compétences, objectifs, axes d'amélioration. Le document est signé par l'employeur et le salarié, bien que ce dernier n'en ait pas l'obligation, sauf dispositions conventionnelles contraires.

Il est primordial que les informations contenues soient fiables, car, en cas de litige ultérieur, le compte-rendu aura force probante devant le conseil de prud'hommes.

À l'issue de cet entretien, si votre salarié a réalisé les objectifs qui lui étaient impartis, a su gérer les impératifs afférents, s'est parfaitement intégré à l'entreprise, vous pouvez lui offrir une augmentation de salaire, et même une promotion.

Vous pouvez aussi lui proposer une formation professionnelle pour l'aider à réaliser les nouveaux objectifs. En revanche, s'il n'a pas répondu à vos attentes, vous ne pouvez, ni le rétrograder, ni baisser sa rémunération, ni le licencier.

Un entretien annuel d'évaluation peut déclencher des prises de décisions d'ordre général, quant à la réorganisation des services, aux façons d'améliorer et d'optimiser la productivité au sein de l'entreprise.

Un outil de gestion des ressources humaines réglementé

L'entretien annuel d'évaluation est, non seulement un outil de management, mais également un outil très efficace de gestion des ressources humaines. Grâce aux informations recueillies, vous pouvez mettre en place des formations professionnelles, revoir et adapter vos politiques de mobilité interne, d'évolution au sein de la société, de recrutement…

C'est un très bon moyen d'identifier les compétences des salariés et des équipes au sein de l'entreprise. Il met en valeur le potentiel de la société et permet de motiver les employés et les équipes.

💡 L'entretien annuel s'inscrit dans le cadre d'une activité très réglementée. S'il n'est pas obligatoire, en revanche, les techniques d'évaluation doivent impérativement être justes.

Chez Aviséconseil, nos modèles sont établis par des experts IPRP (Intervenant en Prévention des Risques Professionnels) et donc parfaitement fiables. Dans le cas contraire, ces méthodes pourraient être contestées lors d'un éventuel litige.

Pour vous accompagner, nous mettons à votre disposition un outil complet, simple et ludique. En l'utilisant, vous pouvez être certain, en tant que dirigeant ou DRH, de préparer l'entretien de la meilleure façon possible.

Ainsi, les critères utilisés pour évaluer les compétences de vos salariés seront justes et pertinents. Vous pourrez analyser leurs compétences : adaptation, esprit d'initiative, organisation, implication, intérêt, rigueur, disponibilité… et leurs résultats en les comparant à l'entretien précédent.

Même si l'entretien annuel d'évaluation n'est pas obligatoire, il n'en est pas moins très utile. C'est une mine d'informations précieuses, tant pour le salarié que pour l'employeur. Contactez nos équipes chez Aviséconseil, elles vous guideront au sein d'une procédure réglementée et vous fourniront un modèle fiable.